거래명세서 작성방법 거래명세표 뜻 차이점 거래증빙서류 5가지

 

단순히 개인간의 거래에서는 필요없지만, 법인간의 거래(판매 또는 납품)에서는 거래명세서나 거래명세표가 반드시 필요한 경우가 많습니다.

 

회계팀에 있다면 어렵지 않겠지만, 이제 막 법인근무를 시작했다면 어떻게 해야 하는지 거래명세서 작성방법을 살펴보겠습니다.

 

왜 거래명세서를 이해해야 하는가?

상품을 판매하거나 납품받을 때, 거래명세서를 요청받는 경우가 많습니다. 하지만 거래명세서를 꼭 교부해야 하는지, 보관해야 하는지 의문을 가진 분들이 많습니다.

 

이 글을 통해 거래명세서의 기능과 목적을 명확히 이해하고, 이를 실무에 활용할 수 있도록 돕고자 합니다.

 

거래명세서란?

거래명세서란 공급하는 자와 공급받는 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액 등을 기록한 문서입니다. 이는 거래 시 거래사실을 증명하기 위해 사용되며, 대다수의 기업에서 거래내역을 기록하는 장부로 활용됩니다.

 

거래명세서만으로는 세무 증빙 자료로 사용될 수 없으므로, 세금계산서와 함께 보관하는 것이 좋습니다.

특히 사업자가 고정거래처와 거래할 때, 일정기간의 거래를 합계하여 세금계산서를 교부할 수 있습니다.

 

거래명세서의 목적

거래명세서는 주로 상품을 판매하거나 납품받을 때 세부적인 거래내역을 기록하고, 거래물품의 수령 여부를 확인하기 위해 사용됩니다. 거래명세서는 법적 구속력을 갖는 것은 아니지만, 거래처와의 거래 사실을 확인하는 중요한 증빙자료입니다.

거래명세서는 세무상으로 강제되지 않지만, 내부적으로 보관하는 것이 좋습니다.

 

이는 상거래 관례로 물품의 인도, 인수 시 거래명세서를 확인하여 거래의 정확성을 보장하기 위함입니다.

 

거래명세서 작성과 보관

거래명세서는 거래처에 물품을 거래한 경우, 세금계산서와 함께 발행됩니다.

 

원본은 상품을 매입하는 거래처에 발행되며, 공급자는 사본을 보관합니다. 이는 세부 거래내역을 기록하여 보관하기 위한 용도로 작성됩니다.

일반적으로 기업에서는 거래명세서를 세금 계산서 뒷면에 붙여서 보관합니다. 이를 통해 부가가치세 신고 시 소명자료로 활용할 수 있습니다.

 

거래명세서 샘플 및 작성요령

거래명세서를 작성할 때는 몇 가지 중요한 요소를 고려해야 합니다.

 

거래일자는 실제 거래가 이루어진 날짜를 적고, 공급받는 자 및 공급자의 정보를 상세히 기입합니다. 거래내역에서는 품목별로 공급가액과 세액을 구분하여 기입합니다.

이러한 정보를 명확히 기록함으로써 거래의 정확성을 높이고, 향후 필요시 참고 자료로 활용할 수 있습니다. 거래명세서는 두 장으로 구성되며, 한 장은 공급받는 자용, 다른 한 장은 공급자용입니다.

 

거래명세서 관련 Q&A

상품 거래 시 거래명세서를 반드시 받아야 하는지에 대한 질문에 답하자면, 세금계산서에 모든 거래내용이 포함되는 경우에는 필수는 아닙니다.

 

하지만, 세금계산서에 거래내역을 모두 담기 어려운 경우 거래명세서를 받아 보관하는 것이 좋습니다.

거래명세서는 법적 증빙자료로 사용할 수 없으므로 세금 공제를 받을 수는 없습니다. 하지만 거래의 구체적인 내용을 확인하는 보조 자료로 활용될 수 있기 때문에, 사본도 유용하게 사용될 수 있습니다.

 

거래증빙서류의 종류

거래명세서 외에도 다양한 거래증빙서류가 존재하며, 이들 서류는 각기 다른 용도로 사용됩니다. 

 

보통 5가지 정도로 구분되며, 대표적인 예로는 세금계산서, 영수증, 계산서 등이 있습니다. 거래명세서는 이들 서류와 함께 사용되어 거래를 명확히 증명하는 역할을 합니다.

 

각 거래증빙서류는 법적으로 요구되는 경우가 많으므로, 기업에서는 이러한 서류들을 체계적으로 관리하고 보관하는 것이 중요합니다. 이를 통해 불필요한 법적 분쟁을 예방할 수 있습니다.

 

거래명세서 작성의 실무 적용

거래명세서를 적절히 작성하고 관리하는 것은 기업의 회계 및 재무 관리에 있어 중요한 부분입니다.

 

거래명세서는 거래의 세부사항을 명확히 기록하여, 거래의 신뢰성을 보장하고, 관련된 모든 당사자에게 거래의 투명성을 제공합니다.

실무에서 거래명세서는 거래 증빙자료로 중요한 역할을 하며, 세금계산서와 함께 체계적으로 관리되는 것이 기업의 재무건전성에 기여할 수 있습니다. 또한, 거래명세서를 통해 거래 상대방과의 신뢰를 구축하게 됩니다.

 

거래명세서 거래명세표 차이

거래명세서 거래명세표는 사실 비슷한 개념이지만 사용되는 맥락이나 형식에 따라 차이가 일부 있을 수 있습니다.

 

1. 거래명세:
   • 거래명세서는 특정 거래에 대한 상세한 정보를 기록한 문서입니다.
   • 일반적으로 제품이나 서비스의 종류, 수량, 가격, 거래 일자 등의 내용을 포함합니다.
   • 주로 거래 후 거래 상대방에게 보내지며, 거래의 내용을 증명하는 역할을 합니다.
   • 회계나 세무 처리 시 중요한 자료로 사용됩니다.
2. 거래명세표:
   • 거래명세표는 거래명세서의 특정 형식이나 양식을 가리키는 경우가 많습니다.
   • 일반적으로 거래명세표는 여러 거래 내역을 요약하여 정리한 표 형식으로 구성됩니다.
   • 주로 다수의 거래를 관리하거나 정리할 때 사용됩니다.
   • 거래명세서와 동일한 정보를 담을 수 있지만, 보다 간단하게 정리된 형태로 제공됩니다.

 

결론

만약 재무나 회계일을 시작했다면 어려운 점이 많을 겁니다. 법률 용어도 어렵고 신경쓸게 많으니까요.

 

거래명세서 작성방법부터 거래명세표와의 차이점 등 자세한 사항을 살펴봤습니다. 마지막으로 양식이 필요한 분들을 위해 파일을 공유합니다.

거래명세서_양식.xlsx

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또한 주식 등 거래명세서 양식은 법령정보센터에 있으니 확인해 보세요.

 

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