해외출장 준비하는 법 (계획서부터 결과보고서까지 1일 컷)

 

코로나19가 끝난지 3년차 해외출장을 준비하는 분들이 많아졌습니다. 오늘은 회사에서 어떻게 계획서를 쓰고, 다녀온 다음에 결과보고서까지 어떻게 작성해야하는지 고민해 보려고 합니다.

 

해외출장 결과보고서까지 올리고나면 보통 상황이 종료된다면 가장 다행입니다. (보통은 그 이후에 진짜 일이 시작됩니다.)

 

저같은 경우 1일컷 당일치기로 일본까지 왕복출장을 다녀온 적이 몇 번 있답니다.

 

해외출장 준비

해외출장 준비의 시작은 '출장을 갈 일'을 만드는 것입니다. 무턱대고 놀러가고 싶다는건 공무원들이나 가능합니다.

 

혹은 공공기관의 윗분들은 여러가지 핑계를 통해 해외출장을 만들어내는 경우가 많습니다. (여러분의 세금입니다)

 

 

가짜 해외출장

종종 가짜 해외출장 일명 허위로 계획서를 올리고 놀러가는 분들이 많습니다. 제가 있는 곳에서도 마찬가지입니다. 공공연하게 윗분들은 '내가 놀러가보지 않은 곳으로 출장을 잡아라' 라고 합니다.

 

당연히 실무진들은 힘듭니다.

 

협력할 파트너를 발굴하고 컨텍하여 일정을 조율합니다. 우리가 만나야할 이유를 만들어내고 출장을 다녀왔다는 사진 한 장 남기면 끝입니다. 나머지는 술이나 마시면서 놀게 되겠죠.

 

진짜 해외출장

반면 진짜 해외출장은 상황이 조금 다릅니다. 보통은 돈을 벌기 위해 가거나, 해외의 문제를 해결하기 위해 직접 다녀오는 경우있습니다.

 

돈을 벌기 위해서라면 해외 영업을 위한 고객미팅이라거나, 위에처럼 신규 파트너 발굴인 경우가 있습니다.

 

혹은 문제 해결이라면 이미 해외에 있는 공장에 파견을 나가 장비를 손본다거나 담당자들과 현실적인 조율을 한다는 이유 등이 있습니다.

 

해외출장 계획서

다녀오기 전 해외출장 계획서를 작성하는 회사가 있습니다. 상급자에게 보고하고 내가 다녀와야 한다는걸 설명하기 위한 문서입니다.

 

 

다만 상황이 급한 경우는 일단 출발하고, 주위 동료가 작성한다거나, 혹은 다녀온 다음 계획서를 뒤늦게 올리기도 합니다.

 

해외출장 숙소

이 부분은 출장 경험에 따라 달라질겁니다. 처음 가보는 곳이거나 해외출장을 안 다녀본 분이라면 일정이나 숙박예약에 시간이 걸릴 겁니다.

 

미리미리 숙소를 예약해 보도록 할까요? 비용이 정해진 상태라면 편하지만, 그게 아니면 최대한 저렴하게 가야 합니다. 아래 링크를 통해 아고다로 할인을 받고 해외출장 숙소 예약을 진행해 봅시다.

 

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자주 다니는 분들은 가장 빠르면 일단 공항으로 가면서 현지 숙소만 예약하기도 합니다. (제가 그랬습니다.)

 

해외출장 준비물

일반적인 준비물은 남녀에 따라 달라지기도 합니다. 제 와이프는 3,4시간이 걸리지만, 저는 30분 내로 끝납니다.

 

현금도 집에 있는 달러만 그냥 뭉터기로 챙기고, 카드 하나 가져가서 현지 조달을 하기도 합니다. 짐이야 캐리어에 대충 넣어두면 되니, 집에서 출발하기까지의 모든 준비는 30분 내로 끝내보도록 합시다.

 

의류, 필수품, 핸드폰 배터리 등은 당연히 기본입니다.

 

해외출장 식사

이 부분도 경험에 따라 달라질 겁니다. 가까운 일본이나 익숙한 미국 정도라면 다들 음식 주문을 할 수 있겠죠? 아무거나 시켜도 우리 입맛에 크게 차이가 없습니다.

 

다만 상급자를 모시고 간다면 눈치를 봐야 합니다. 못먹는 향신료가 있는지, 못먹는 음식이 있는지, 가장 최악으로 소주나 한국 라면 등을 챙겨가야 하는지 기억해 둡시다.

 

저는 최악의 경우, 소주를 2,3병 챙겨가야 하는 경우도 있었습니다. (사람마다 가방에 나눔)

 

해외출장 미팅

이제 현지 미팅을 진행해야 합니다.  가장 중요한 상황인데 해외출장에서 미팅을 하는 경우는 그만큼 만남 자체가 중요하다는 뜻입니다.

 

요즘처럼 비대면으로 모든게 가능해진 상황에서 몇 백만원의 출장비와 시간을 쓰면서까지 직접 만난다는 것은 사업 파트너간의 신뢰를 쌓기 위함이 큽니다.

 

혹은 현지 공장, 작업장을 직접 눈으로 보고 계약을 할지 말지를 정하는 상황이기도 합니다.

 

해외출장 결과보고서

이제 가장 마지막 단계인 해외출장 결과보고서 단계입니다.

 

비용은 각자 잘 썼다면, 보고서도 잘 써야겠죠? 저희 회사는 '가짜 출장'을 가는 경우가 많아 보고서도 일명 '가라'로 작성하기도 합니다.

 

 

없었던 미팅을 만들어내고, 존재하지 않은 사람과 회의를 했다고 합니다. (현타가 오죠?)

 

혹은 결과가 예측되는 상황이라면 출발하는 비행기에서 계획서와 결과보고서 모두 써버리는 것도 편합니다. 이 모든걸 1일컷으로 끝내고, 나머지는 놀아야 하니까요.

 

해외출장 비용 정산

마지막 단계인 비용 정산입니다. 기업마다 다르겠지만, 저희는 나라별로 일비식비가 정해져 있습니다. 일정 금액을 지급하고 그 금액을 넘기든 말든 알아서 잘 써라는 뜻입니다.

 

혹은 어떤 기업은 영수증을 챙겨야 하기도 하죠? 다만 다른 나라에서 급한 상황에 모든 영수증을 챙기기는 힘드니, 꼭 현금을 쓰더라도 사진이라도 남겨두도록 합시다.

 

 

기타 참고할만한 글

 

현지에서 통번역이 필요한 경우도 있습니다. 해외 가이드를 이용하거나, 국내 통번역 업체를 컨택해 보는 것도 좋습니다.

 

통번역 비용 (2024년 언어별 견적을 받으면 1~3만원 수준)